El incremento de la eficiencia mediante la Gestión de flotas

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Gestión de flotas

Las empresas tienen la obligación legal y moral de garantizar la seguridad de sus empleados; sin embargo, a menudo, se suele pasar por alto que los riesgos que presenta la carretera son un factor crucial a la hora de planificar la Gestión de flotas.

Al ser la seguridad un factor crítico para cualquier empresa. Las consecuencias financieras, legales y humanas de no proteger el estado de bienestar de los empleados pueden ser graves. Por ello, es fundamental hacer un correcto seguimiento de todos los factores de riesgo y emprender las medidas necesarias para limitar su impacto.

La correcta Gestión de flotas y la cultura en cuanto a la seguridad dentro de la organización ha de ser lo primero.

Pueden emprenderse numerosas medidas en la Gestión de flotas para garantizar una mayor seguridad a los conductores de las empresas y sus resultados pueden ser espectaculares, desde una reducción de los gastos de combustible y de las primas de seguros, hasta una mayor confianza por parte de los empleados. En sus comienzos, una empresa debería llevar a cabo una evaluación de riesgos en cada uno de los vehículos de su flota, exactamente igual que lo haría en el entorno de la oficina. Un vehículo es un lugar de trabajo y, como tal, deben realizarse todas las acciones necesarias para garantizar que constituya un entorno seguro. Al garantizar que toda la flota de vehículos esta en buenas condiciones y estos son aptos para un determinado propósito, una empresa puede mejorar notablemente las condiciones de trabajo, las comprobaciones y reparaciones regulares de elementos como el aceite y la presión de los neumáticos son fundamentales.

La tecnología de Gestión de flotas puede ser útil en este aspecto, ya que cuenta con avanzados sistemas capaces de informar directamente de códigos de averías procedentes del motor del vehículo. También es fundamental asegurarse de que todos los empleados se encuentren en unas condiciones óptimas para desarrollar su trabajo y, para ello, pueden ponerse en práctica iniciativas como pruebas oculares regulares, exámenes físicos y revisiones del carné de conducir. 

No obstante, es posible que lo más importante sea la necesidad de promover un cambio cultural. Aunque una organización tome las medidas necesarias para reducir los riesgos, no hay ninguna garantía de que sus empleados hagan lo mismo.

Sobre el establecimiento de la base del cambio, los primeros pasos para lograrlo y generar esta cultural podrían basarse en una política de seguridad vial en el ámbito de toda la empresa. Los empleados deberían recibir con regularidad consejos e indicaciones y consolidar las directrices a través de la publicación de un manual oficial de la empresa, que debería actualizarse regularmente para reflejar los cambios legislativos y en las condiciones laborales. 

Otro mecanismo útil para llevar a cabo el cambio sería la creación de un comité de seguridad del conductor compuesto por representantes del consejo administrativo y de los empleados. No obstante, para que estas iniciativas tengan éxito, es necesario tomar las medidas adecuadas y aquí es donde la tecnología juega un papel importante. Una vez que se han establecido las pautas de seguridad, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los niveles de rendimiento, disponer de un sistema de Gestión de flotas avanzado ayudará a cumplir cualquier cambio y a modificar considerablemente las actitudes del conductor.

El cansancio es uno de los principales factores que afectan a la capacidad del conductor a realizar su trabajo pero, gracias a un sistema de Gestión de flotas, puede tener la seguridad de que los conductores nunca superen sus horas de trabajo asignadas. En lugar de confiar en las promesas del conductor, el consejo de administración puede utilizar el sistema para obtener una prueba incuestionable de las horas de inicio y fin, así como el tiempo empleado en completar un determinado viaje. Estas cifras se pueden introducir automáticamente en hojas de registro horario y, a través de mensajes enviados directamente a los navegadores de a bordo de los empleados, se les puede recordar que hagan descansos a intervalos adecuados.

Además de la supervisión de las horas, la tecnología de Gestión de flotas avanzada puede efectuar un cambio aún mayor al animar a los empleados a que adopten un estilo de conducción más seguro y eficiente, reduciendo así considerablemente el riesgo al que están expuestos. Al hacer uso de los diagnósticos del vehículo, estos sistemas proporcionan una perspectiva de los hábitos y conductas tras el volante que antes era impensable. Los gestores pueden acceder a un análisis estadístico completo de cada conductor de acuerdo con los elementos claves de conducción segura y eficiente, como el tiempo en ralentí, el consumo de combustible e incluso la conducción brusca o los frenazos. Seguidamente, la tecnología utiliza estos datos para crear perfiles de conducta precisos, lo que facilita la identificación de problemas y permite a una empresa localizar dónde se ha estado expuesto a riesgos innecesarios. Como resultado, se puede repartir de manera más precisa el tiempo de formación y los presupuestos, garantizando así una reducción de los recursos desaprovechados.

Los incentivos para mejorar la seguridad son importantes en la Gestión de flotas.

Con la implantación de planes que alteran notablemente la disposición del trabajo, los empleados pueden mostrar cierta oposición. Esto es algo natural, pero puede superarse fácilmente a través de una perspectiva transparente y de inclusión. Mediante la formalización del proceso de cambio, la recogida de propuestas por escrito y la celebración de consultas, que ofrecen a los empleados la oportunidad de formular preguntas y hacer sugerencias, los responsables de la empresa se pueden asegurar de que los empleados han comprendido las posibles implicaciones y ventajas.

Cuando se trata de abordar el comportamiento del conductor, una recompensa suele ser más eficaz que una sanción. Además de ofrecer críticas constructivas, deberían hacerse comentarios positivos, siempre que proceda. Una cultura del refuerzo positivo creará defensores entre el personal y potenciará un espíritu de competitividad sana. Los planes de incentivos son fundamentales para este enfoque, ya que permite recompensar a los conductores cuando cumplan o superen los indicadores clave de rendimiento (KPI) de seguridad. Además, todo plan de reducción de riesgos que esté centrado en la conducta del conductor, dará como resultado un menor consumo de combustible y menos emisiones de CO2. El conjunto de todas estas ventajas puede hacer que una empresa sea más competitiva y, al mismo tiempo, que se defina como líder del sector y se reconozca su responsabilidad. Los estándares de seguridad mejorados darán lugar a una mejora del perfil de riesgos. Como resultado, las empresas tienen la facultad de realizar importantes ahorros en primas de seguridad mediante la demostración de los esfuerzos realizados por reducir el impacto de las responsabilidades de la flota.

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Author: veox

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